Achtergrond
Het UMC Utrecht (UMCU) behoort tot de top van academisch medische centra in Europa. Sinds januari 2019 zijn UMCU, het Meander Medisch Centrum (20 km van UMCU) en het Tergooi ziekenhuis (17 km van UMCU) een samenwerking gestart op het gebied van urologische oncologische zorg. Geheel in lijn met de moderne multidisciplinaire aanpak willen de drie ziekenhuizen – door het bundelen van ziekenhuisoverstijgende kennis en ervaring – gezamenlijk de kwaliteit van zorg verbeteren voor mensen met blaas-, nier- en prostaatkanker. De samenwerking tussen deze drie instellingen betreft een specialisatie in telkens één type kankeroperatie per instelling, namelijk blaasverwijdering – cystectomie (UMCU), prostaatverwijdering – Robotic Assisted Laparoscopic Prostatectomy (Meander MC) en nierverwijdering – laparoscopische nefrectomie (Tergooiziekenhuis).
Uitdaging
De complexe casussen waarvoor gezamenlijke besluitvorming nodig is, worden gepresenteerd tijdens gezamenlijke wekelijkse MDO’s (Multidisciplinair Overleggen) om zo regelmatig te overleggen en af te stemmen over de behandeling van dergelijke moeilijke casussen. Binnen de vastgestelde MDO’s hadden de klant en de partnerinstellingen tot nog toe te maken met:
- samenwerking zonder gestandaardiseerd en gestructureerd kader;
- kostbare administratie en onbetrouwbare gegevensuitwisseling;
- het faciliteren van vergaderingen op locatie, waardoor er gereisd moest worden of het aanwezigheidspercentage negatief werd beïnvloed;
- administratieve fouten en dubbelingen door een gebrek aan procesoverzicht;
- en een streven naar meer naleving van standaarden en wetgeving.
Doel
Het UMC Utrecht benaderde Parsek om de manier van samenwerken te verbeteren en het bestaande MDO te faciliteren, waardoor het MDO gehouden kon worden verspreid over de hele regio Utrecht.
Met de installatie van regionale virtuele MDO’s beschikt het UMC Utrecht over:
- een gestandaardiseerd samenwerkingskader waardoor eenvoudig kan worden opgeschaald en een meer geüniformeerde aanpak mogelijk is;
- een gestroomlijnde administratie en geïntegreerde gegevensdeling met minimale handmatige inspanningen;
gefaciliteerde wekelijkse MDO’s waarbij gemiddeld 50 patiënten worden beoordeeld door specialisten van de drie medische instellingen die op afstand deelnemen; - een betere governance met een duidelijk overzicht over het proces en de mogelijkheid om afzonderlijke aanvragen te traceren ter verbetering van de planning en minimalisering van dubbelingen;
- een gefaciliteerde casusdiscussie en beoordeling in de voorbereidingsfase om zo de efficiëntie van het MDO te verhogen;
- en de mogelijkheid om te streven naar een interoperabele aanpak daarbij ondersteund door IHE XTB-WD-workflow en standaard integraties om naleving en duurzaamheid te verbeteren.
Oplossing
De Vitaly-oplossing voor MDO’s is geschikt bevonden om bovenop het regionale XDS te worden gebruikt om zo de bovengenoemde doelstellingen te bereiken. Toch was de eerste implementatie van doorslaggevend belang om te laten zien hoe dit samenwerkende en geïntegreerde model in de praktijk zou kunnen werken.
De oplossing werd geleverd in samenwerking met Cisco Nederland en Open Line. De drie partnerinstellingen op regionaal niveau zijn aangesloten en het is de bedoeling dat er in een later stadium nog meer instellingen aansluiten.
De oplossing is gebouwd bovenop de IHE XTB-WD (Cross-enterprise Tumor Board Workflow Definition) en stroomlijnt het proces om zo de mogelijkheden en de waarde van data governance optimaal te benutten. De oplossing bevat ook functies voor het gestructureerd delen van gegevens, discussietools en een planningsmodule. Applicatierollen zijn zorgvuldig ontworpen rond de verantwoordelijkheden van elke speler om de efficiëntie en snelheid te maximaliseren.
In de eerste fase van het project ondersteunt een ‘out-of-cloud’-oplossing urologische tumortypes en het MDO-formulier dat extra velden biedt om een meer diepgaande structurering van de discussies binnen de Tumor Board en aanbevelingen mogelijk te maken.
UMC Utrecht Virtuele Tumor Board – workflow
Professionals die deel uitmaken van het MDO kunnen verschillende rollen hebben en kunnen kiezen uit een reeks specifieke workflows indien de behoefte aan maatwerk minimaal is. De patiëntgegevens zijn beschikbaar om door de leden te worden bekeken op het moment dat de casus wordt geaccepteerd en vereisen geen verdere informatie of verduidelijkingen. Laboratoriumrapporten, pathofistologie of andere documenttypes zijn toegankelijk voor alle leden van de Tumor Board. Wanneer de casus is afgerond, wordt er een definitief, door alle deelnemers geaccepteerd aanbevelingsrapport aangemaakt.
Integratieprofielen & gegevensstructuren
Het hele proces is ontworpen op een webgebaseerde en gebruiksvriendelijke manier met als doel elke stap in het proces efficiënt te houden en te laten voldoen aan de HL7® FHIR-standaard.
De oplossing maakt gebruik van de volgende IHE-profielen:
- Cross Enterprise Workflow (XDW)
- Cross-Enterprise Tumor Board Workflow Definition (XTB-WD)
- Cross-Enterprise Document Sharing (XDS)
- Patient Identifier Cross-Referencing (PIX)
- Patient Demographics Query (PDQ)
Interoperabiliteitsbenadering die gelijke toegang en veilige en snelle documentuitwisseling mogelijk maakt
De oplossing is geïntegreerd met de regionale Forcare Health Information Exchange (HIE) om de toegang tot de instellingsoverkoepelende documentdeling (XDS) en de uitwisseling van patiëntdocumenten mogelijk te maken. De oplossing wordt uitgebreid naar de ziekenhuisinformatiesystemen van partners via het Cross Enterprise Workflow (IHE-XDW)-profiel.
Door gebruik te maken van algemeen erkende en internationaal geaccepteerde interoperabiliteitsnormen zijn de instellingen in staat om de voordelen op technisch en functioneel niveau volledig te benutten. De succesvolle integratie met de diensten van Forcare in het bestaande affinity-domein vormt een aanvulling op het functionele perspectief van de MDO-oplossing en ondersteunt de gebruikerservaring van patiënten op hun reis door de applicatie. XDS- en MPI- integratie (Master Patient Index) met Forcare’s forBridge en forIdex stelt de gebruiker in staat om te bladeren door bestaande documenten van de patiënt in meerdere affiniteitsdomeinen en om eenvoudig documenten toe te voegen aan een MDO. Hierdoor wordt het MDO-proces vanuit het oogpunt van de gebruiker op de meest eenvoudige manier verder ondersteund (door nieuwe typen Tumor Boards toe te voegen en verbindingen te leggen met meerdere instellingen op regionaal niveau).
Het meest cruciale onderdeel van de positionering van de oplossing in het bestaande affiniteitsdomein is echter niet de bovengenoemde integratie, maar de ondersteuning van het IHE Cross Enterprise Document Workflow (XDW)-profiel. Op de achtergrond van de interactie van de gebruiker met de oplossing wordt een XDW-document aangemaakt samen met alle andere gestandaardiseerde documenten volgens dit profiel. Dit maakt niet alleen volledige interoperabiliteit mogelijk van MDO’s tussen verschillende organisaties, verschillende systemen en verschillende leveranciers, maar zorgt er ook voor dat de toegang tot patiëntdocumenten in overeenstemming is met alle bestaande toegangscontroleregels voor affiniteitsdomeinen. De oplossing voldoet daarom volledig aan de interoperabiliteitsstandaarden van IHE en is volledig geïntegreerd in het bestaande affinity-domein van Forcare.
Belangrijkste resultaten
Voor zorgprofessionals
- veilige ‘all-time’-toegang tot de Urologie Board-informatie van alle 3 de deelnemende instellingen zonder daarbij gebruik te hoeven maken van VPN-verbindingen en het gebruik van werkstations;
- mogelijkheid om een casus voor te bereiden en te bespreken voorafgaand aan de vergadering voor een efficiëntere en grondigere beoordeling van de casus om zo de duur van de MDO-bijeenkomsten te verkorten en de kwaliteit van de aanbevelingen voor de toekomstige therapie van de patiënt te verhogen;
- een gestroomlijnd proces voor het minimaliseren van organisatorische overhead en planning dankzij een duidelijke en gestructureerde workflow;
- Minimalisering van handmatige inspanningen dankzij integratie met regionale XDS en andere standaarddiensten;
- deelname op afstand mogelijk om reiskosten te elimineren en aanwezigheid bij MDO’s te stimuleren;
- en het vergroten van interdisciplinaire kennisdeling in de hele regio op het gebied van complexe urologische kankergevallen.
Voor patiënten
- gelijke toegang tot het behandeladvies van meerdere experts binnen de regio, ongeacht de locatie;
- en betere zorgopties dankzij het sneller delen van kennis en ervaring.
De klant aan het woord
Gilbert Bod, IT Manager Strategische Allianties
UMC Utrecht
“In ons ziekenhuis hebben we de ambitie om zorg over de grenzen heen aan te bieden om zo patiënten de beste behandelopties te geven. Om dit te kunnen doen, vormen we Tumor Boards met andere samenwerkende ziekenhuizen om patiëntcasussen te bespreken en regelmatig kennis te delen. In Nederland hebben we weinig softwaretoepassingen gevonden die onze complexe Tumor Board-processen konden ondersteunen en die konden aansluiten op en integreren met de infrastructuren van de ziekenhuizen, zoals XDS en AD. Binnen Vitaly hebben we alles gevonden wat we nodig hadden om onze ambitie waar te maken.”
Benieuwd hoe Vitaly-ondersteunde MDO’s kunnen werken in uw multidisciplinaire setting?
Wij ondersteunen u om de configuratie van de oplossing af te stemmen op uw specifieke samenwerkingsmodel.